Administrador

Descripción de la oferta

Escritorio Jurídico está en la búsqueda de un Administrador, con base en Ciudad de Panamá. Buscamos un profesional con sólida experiencia como Administrador, para asegurar el funcionamiento eficiente y organizado de la oficina jurídica, gestionando todos los procesos administrativos y operativos necesarios para el soporte de las actividades legales. Esto incluye la supervisión de recursos, la gestión de proveedores, el manejo de la documentación, la coordinación de la logística y la provisión de un ambiente de trabajo productivo y profesional. El rol también implica la comunicación efectiva con clientes, proveedores y el personal interno.


Responsabilidades Principales:

Gestión Administrativa General:

Supervisar y coordinar las actividades administrativas diarias de la oficina.
Establecer y mantener sistemas y procedimientos eficientes para la gestión de la oficina.
Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos.
Actuar como punto de contacto principal para asuntos administrativos de la oficina.


Gestión Financiera y Contable Básica:

Elaborar y gestionar el presupuesto de gastos de la oficina.
Realizar el seguimiento y reporte de gastos e ingresos.
Gestionar el pago de facturas de servicios públicos, proveedores y otros gastos operativos.
Mantener registros financieros básicos y colaborar con el contador externo.
Gestionar la facturación básica a clientes (según sea requerido).


Gestión de Recursos y Suministros:

Realizar la compra y el control de inventario de suministros de oficina.
Asegurar el mantenimiento y la funcionalidad de los equipos de oficina.
Gestionar las relaciones con proveedores de bienes y servicios.
Evaluar y seleccionar nuevos proveedores cuando sea necesario.


Gestión de la Documentación y Archivo:

Establecer y mantener un sistema de archivo eficiente y seguro (físico y digital).
Asegurar la correcta organización y confidencialidad de la documentación legal y administrativa.
Gestionar la recepción, distribución y envío de correspondencia.


Coordinación y Logística:

Organizar reuniones, citas y eventos de la oficina.
Gestionar la agenda y los viajes del personal (si aplica).
Coordinar el mantenimiento y la limpieza de las instalaciones.


Comunicación y Atención al Cliente:

Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de manera profesional y eficiente.
Recibir y atender a los visitantes de la oficina.
Servir de enlace entre los abogados y los clientes en asuntos administrativos.


Soporte al Personal Legal:

Brindar apoyo administrativo a los abogados en la preparación de documentos, organización de expedientes y otras tareas relacionadas.
Colaborar en la gestión de plazos y recordatorios importantes.


Requisitos:

Experiencia comprobable en roles de administración de oficina.
Sólidas habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo.
Capacidad para trabajar de manera autónoma y proactiva.
Manejo de herramientas de ofimática (Microsoft Office Suite, Google Workspace, etc.).
Excelentes habilidades de comunicación interpersonal.
Atención al detalle y precisión en la gestión de información.
Deseable (no excluyente): Experiencia en el sector legal.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad
• 3 años de experiencia

Palabras clave: administrator

5 de junio (actualizada)

Acerca de Golive Business

Especialistas en consultoría de procesos de Talento Humano, Acompañamiento Gerencia, Desarrollo Organizacional e Integración de Equipos (teambuilding).