Supervisor(a) de Actividades de Aprovisionamiento

Descripción de la oferta

Médicos Sin Fronteras España está presente en diversos puntos del flujo migratorio en Latinoamérica implementando programas de salud primaria y salud mental y requiere para sus actividades en Panamá: SUPERVISOR/A DE ACTIVIDADES DE APROVISIONAMIENTO (01 VACANTE)
Objetivo general del puesto:
Planificar y supervisar la ejecución de todas las actividades relacionadas con una o más de las áreas del programa de suministro (almacén, transporte y aduanas, compras, etc.) de acuerdo con los protocolos, normas y procedimientos de MSF con el objetivo de garantizar el funcionamiento óptimo de la misión
Algunas Actividades Claves:
Aprovisionamiento:
• Realizar análisis comparativos de proveedores y en conjunto con el Gestor Logista de proyecto validar o seleccionar proveedores.
• Responsable de la gestión de facturas y documentos equivalentes asegurando que todas las compras cuentan con los documentos contables según los protocolos MSF.
• Responsable del seguimiento de todas las ordenes de compras generadas por el proyecto (locales y las enviadas a la capital).
• Encuentra soluciones de transporte adaptadas a las necesidades del equipo, al contexto de seguridad y conformes a las normas de MSF.
• Mantiene actualizada la matriz de contratos asegurando que los responsables de cada contrato completan el dossier.
• Mantiene organizada y actualizada la matriz de proveedores.
• Mantiene actualizada la matriz de empresa de transporte terrestre, acuatica y aerea de mercancía en la región para el envío de materia a la capital, rios, subbases, etc.
• Realizar los procedimientos y procesos administrativos para el despacho y transporte de mercancías a nivel de proyecto garantizando un transporte eficiente de las mercancías.
• Identificar proveedores que cumplan con criterios mínimos según estándares MSF en Meteti (Darien), zonas aledañas (Panama) o tiendas virtuales para facilitar las compras, el aprovisionamiento y asegurar la calidad de los suministros.
• Recibe los envíos y cargamentos que lleguen a la base. En este caso, comprobará que todos los bultos descritos en la waybill estén presentes, en buen estado y cerrados; abrirá los bultos con materiales logísticos y médicos (cuando se la presente ausencia del encargado de farmacia), y comprobará su packing list. Toda irregularidad deberá ser indicada en la guía del transportista e informar al gestor logistico.
• Prepara los bultos que se van a enviar a subbase, prepara el waybill y los packing list correspondientes,
• Almacenar materiales de acuerdo con el sistema vigente para garantizar su disponibilidad continua, asegurándose de que todos los artículos están bien organizados y almacenados correctamente.
• Realizar los procedimientos administrativos relacionados con su actividad o actividades de suministro, verificando el cumplimiento de los procedimientos, normas y protocolos de MSF.
Almacén logístico:
• Apoya al gestor de logística en la gestión de los stocks de repuestos, material identificación, material de aseo y material de oficina, kit emergencia, combustible, etc.
• Entrega artículos del almacén logístico según las solicitudes de pedido aprobadas y siguiendo el procedimiento de aprovisionamiento de la misión.
• Es responsable de la actualización de las fichas de stock (incluyendo material de oficina y material aseo). Informa al gestor logista el desabastecimiento de materiales y cualquier anomalía que se presente.
• Asegura que los almacenes están bien organizados y que todos los artículos en stock cuentan con ficha de almacén y las estanterías están etiquetadas y organizadas por familias.
• Entrega las herramientas cuando se le solicitan. Tiene un registro firmado de entregas y devoluciones. Informa inmediatamente al gestor de logística de pérdidas o anomalías.
• Mantiene limpio y ordenado el almacén, así como el área de desechos con apoyo de la aseadora de la oficina.
• Monitorea los galones de combustible usados para las referencias medicas en conjunto con las contrapartes (alcaldias, ONG`s, Senafron, migracion, etc) que reciben dotación de gasolina.
Otras responsabilidades:
• Disposición a ayudar al resto del equipo en actividades no previstas en su perfil de funciones (cuando esto no interfiera en su trabajo) y en las responsabilidades de su puesto y en actividades necesarias para el buen funcionamiento del proyecto.
• Elabora informes con información relevante de su departamento como tiempos de entrega promedio, artículos de alta rotación, % de pedidos entregados a tiempo, etc.
Requisitos:
• Formación Imprescindible: titulación técnica especializada en cadena de suministro/ aprovisionamiento
• Experiencia Laboral: esencial de al menos un año.
• Deseable: Experiencia previa en el Departamento de Logística de MSF u otra ONG
• Idiomas : idioma de trabajo de la misión y los idiomas locales son esenciales. Inglés es un plus.
• Conocimientos: esencial del uso de la computadora incluyendo el procesamiento de documentos (Word, Excel). Excel: nivel intermedio (mínimo): manejo de tablas dinámicas- gráficos -cálculos – filtrar datos…
Competencias:
• Orientación a calidad y resultados
• Trabajo en equipo y cooperación
• Flexibilidad
• Compromiso con los principios de MSF
• Gestión del estrés
Importante: Debido a las condiciones de acceso y los lugares de intervención, se requiere que las personas del equipo tengan disponibilidad de desplazarse de manera inmediata a cualquier lugar de Panamá (*También Colombia), con estancias de varios días en zonas aisladas, rurales. Se requiere una aptitud física y emocional ante posibles condiciones adversas en el contexto de intervención, para desplazamientos a pie, vehículo por terreno irregular, y desplazamientos en lancha. Esta vacante está dirigida a nacionales panameños y extranjeros que cuenten con permiso de trabajo y homologación de su diploma profesional y que cuenten con disponibilidad para trasladarse de manera temporal permanente a la ciudad sede del proyecto

Requerimientos

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Español ,Inglés
• Edad: A partir de 18 años
• Conocimientos: Adaptación al cambio, Orientación al logro, Trabajo en equipo
• Disponibilidad de viajar: Si
• Disponibilidad de cambio de residencia: Si

23 de octubre

Acerca de Médicos Sin Fronteras

Organización Médico Humanitaria Internacional abocada a la asistencia médica y psicológica de poblaciones vulnerables, desplazadas, víctimas de conflictos armados en 75 paises en el mundo.

Salarios